Digital PR o ufficio stampa: nessuno si salva dai recall. Leggendari come l’Idra di Lerna, sono la base di questo lavoro. Come farli al meglio?
Chiunque abbia lavorato in una agenzia di comunicazione si è dovuto confrontare con il dramma dei recall. Per chi non sapesse di cosa sto parlando, chiarisco subito l’arcano: dopo aver inviato un comunicato o un invito ad un evento ad una mailing list di migliaia di giornalisti e influencer, è usanza comune chiamarli uno ad uno per avere la conferma della pubblicazione della notizia o per l’accredito.
Diciamolo subito: fare i recall non è divertente, né per il PR né per il giornalista. Il primo si sentirà presto frustrato perché ignorato/insultato, mentre il secondo si sentirà perseguitato e quindi poco propenso ad essere gentile (anche se l’esperienza mi fa sospettare che sia una reazione giustificata dall’istinto di sopravvivenza alle centinaia di chiamare quotidiane che riceve).
Nonostante tutto, però, bisogna ammettere che i recall sono fondamentali per ottenere l’attenzione di un giornalista e quindi avere quell’uscita che altrimenti ci potremmo solo sognare. Come fare allora?
Ecco 3 consigli di #bestpractice per un recall efficace (e indolore):
- Selezionate i giornalisti: se il PR vuole evitare di avere un esaurimento nervoso è bene che faccia una selezione dei contatti principali che vuole DAVVERO chiamare. Non ha alcun senso passare intere giornate a tampinare tutti, è meglio focalizzarsi sui giornalisti chiave e affrontare la chiamata preparati e il più possibile rilassati.
- I giornalisti non sono cannibali: chi lavora nella comunicazione se lo dimentica sempre ma i giornalisti sono umani molto stressati che vorrebbero solo diventare sordi e non sentire mai più il telefono squillare. Ricevono moltissime chiamate ogni giorno ed è quindi evidente che all’inizio difficilmente saranno disponibili. Stupiteli seguendo la regola delle CCC (Cortesi, Concisi e Chiari) e avrete un articolo in più pubblicato e un giornalista molto riconoscente.
- Excel mon amour: durante i recall i fogli excel diventano i migliori amici di ogni PR. Non c’è errore più funesto del richiamare due volte un giornalista perché non si è tenuto traccia delle telefonate fatte: in questo caso non avere altra possibilità che subire la sua ira e profondervi in sentite scuse, attendendo che la tempesta passi. Per evitare scivoloni di questo tipo è essenziale essere molto organizzati e tenere traccia delle chiamate fatte, delle risposte ottenute e di ogni altro dato vi possa essere utile per ricostruire il colloquio con ogni singolo giornalista. Ognuno ha il suo metodo, l’importante è trovare il proprio e seguirlo fedelmente.
(Ps: Nessun Digital PR è stato realmente maltrattato durante una sessione di recall. Fidatevi, si sopravvive.)
Silvia Borsa
Digital PR & Social Media Manager
