Recentemente vi abbiamo proposto un vademecum su come relazionarsi con i blogger. Ma se le Digital PR sono la diretta evoluzione dell’Ufficio Stampa tradizionale, allora il primo interlocutore di ogni buon PR Manager è ovviamente il giornalista. Personaggio a volte oscuro, nascosto dietro strati e strati di sottoposti, segretari e centralinisti, sembra irraggiungibile per chi è alle prime armi e si trova a doverlo contattare, timoroso e quasi onorato di essere degnato di attenzione, soprattutto se si tratta di grandi testate. La verità è che i giornalisti sono umani, come me e voi, e come tali vanno approcciati: con rispetto ed educazione, dopo un attento studio dei contatti possibili (e senza farsi sommergere dall’ego a volte smisurato di qualcuno).
Ecco alcune semplici regole per fare media relations e sopravvivere:
1) Scegli il contatto giusto.
Può sembrare una banalità, ma spesso si tende ad affidarsi al primo contatto che si trova: per mancanza di tempo, di esperienza, o per pigrizia… il motivo non è importante, ciò che è fondamentale è che non potete scrivere al direttore di una mega-testata nazionale di economia per proporre un articolo sui materassi in memory-foam. Questo contatto sarebbe sbagliato su due livelli: in primis, a meno che non si tratti di un piccolo sito o giornale autogestito, il direttore non è mai il contatto più indicato; in secondo luogo, se è una testata di economia, cosa se ne fanno di una news sui materassi in memory-foam? Ergo, se avete a disposizione uno di quei favolosi archivi a pagamento che consentono di avere i nominativi dei giornalisti schedati che nemmeno l’FBI, oppure un database proprietario abbastanza ampio, consultateli con attenzione prima di decidere a chi inviare la vostra notizia. Invece, se non siete equipaggiati né dell’uno né dell’altro… armatevi di pazienza e mettetevi al telefono, chiamando il centralino dell’editore o la segreteria della redazione, e chiedendo di consigliarvi o passarvi la persona più indicata per il vostro argomento. Di norma, gli operatori sono gentili, e il metodo funziona!
2) Scrivi email con il tono adeguato.
L’italiano non è un’opinione. Altra premessa che pare scontata, quasi offensiva per chi fa questo lavoro. La verità è che i refusi figli della fretta sono all’ordine del giorno, e nessuno ama ricevere email zeppe di parole troncate o costrutti farraginosi. Detto ciò, forma a parte, bisogna adattare il tono al nostro interlocutore: molto formale con chi sappiamo esserlo, più amichevoli ma senza esagerare con i contatti consolidati. Un consiglio? L’invio di news e comunicati nella formula del destinatario ignoto/multiplo, cioè con il comunicato stesso come testo dell’email e il titolo come oggetto, è consentita solo nella diffusione massiva a giornalisti che non si conoscono o si conoscono poco. Se invece avete contatti più stretti, collaborazioni già attive, è sempre meglio scrivere solo al diretto interessato e comunicare l’invio della news, che andrà solo allegata.
3) Al telefono, sorriso e sintesi.
Uno dei consigli migliori mai ricevuti, che ora condividiamo con voi: se mentre siete al telefono vi sforzate di sorridere, il sorriso verrà percepito dall’altra parte del filo. È empiricamente provato, il tono di voce ne verrà fuori alterato, più positivo e piacevole, e quindi più efficace e convincente. Altra regola basica è essere concisi: nessuno ha tempo, tantomeno un caporedattore che sta rimbalzando da una riunione all’altra, bombardato dalle richieste degli uffici stampa. Siate brevi, chiari e semplici nell’esposizione, suggerite soltanto ciò di cui volete parlare e poi proponete di approfondire mandando il materiale via email. Ovviamente, se il giornalista si mostra minimamente interessato. Dettaglio da non sottovalutare: se siete un PR Manager Junior, vi appiopperanno recall come se piovesse, e li odierete. Ah, se li odierete! Nella quantità, certamente troverete la redattrice o il caposervizio con la luna storta, che insulteranno voi e il vostro lavoro. Non demoralizzatevi, è normale, ci siamo passati tutti. Vi renderà solo più tenaci!
4) Sì al sollecito, no allo stalking.
Telefonata fatta, primo contatto stabilito, interesse da parte del giornalista, materiale inviato e promessa di pubblicazione… che però non arriva a materializzarsi. Una richiesta di feedback via email seguita dopo qualche giorno da un cortese reminder telefonico sono ammessi, ma senza esagerare, altrimenti rischierete di annoiare e disturbare il vostro contatto al punto da indisporlo e giocarvi l’uscita. Stessa cosa per quanto riguarda le modifiche: se la pubblicazione è andata online, fate subito un check per assicurarvi che tutto sia corretto e condividete con il vostro cliente. Solo dopo, ringraziate il giornalista e fate le richieste di modifiche, se ce ne sono.
5) Ringraziare sempre.
Stiamo tutti lavorando: sbagliano i giornalisti che pensano di farci un favore quando ci pubblicano qualcosa, questo è certo, ma sbagliamo anche noi se dopo aver ottenuto la pubblicazione la mettiamo nei nostri report e rassegne stampa… e tanti saluti. Non si fa così, è semplice educazione: ringraziare chi ha scritto il pezzo a partire dalle nostre informazioni, oppure chi ha messo online il nostro contenuto sulla propria testate, è dovuto. E inoltre, è un ottimo modo per mantenere il rapporto vivo, fresco e personale, per far comprendere all’altro che il suo lavoro ci è stato utile, che apprezziamo la collaborazione e teniamo aperta una porta a future opportunità. Non è un freddo do-ut-des, siamo persone. Questa, spesso, è la regola di buon senso più difficile da ricordare.
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