Digital PR e tempo: time management e sopravvivenza
Il Digital PR Manager passa la giornata a destreggiarsi tra testi da scrivere, Skype call, meeting, pubblicazioni da monitorare… come rimanere calmi?
Ti svegli la mattina e pensi che hai ben 11 testi da scrivere, tra articoli di link building, comunicati stampa e interviste per i tuoi clienti. Sei felice, inizi la giornata con il sorriso: “amo scrivere, amo il mio lavoro”, pensi tu, Digital PR Officer. Ingenuo.
Arrivi in ufficio e scopri che alle 11:00 arriva un cliente importante per un tuo collega del reparto tecnico, ma già che c’è vuole parlare anche con te. Poi un altro cliente ti chiede una Skype call per rivedere insieme la campagna PPC attiva. Poi la nuova collega ti domanda se, per favore, le puoi dare qualche dritta sul progetto che sta seguendo con le blogger, perché è la sua prima esperienza e le serve tutoring. Il tutto condito da un business lunch inaspettato che si prolunga oltre l’immaginato e qualcosa come 70 email da leggere.
Ok, respira, non perdere la calma, focalizzati su un’immagine positiva, non insultare il reparto Sales, non prendertela con il collega del SEO che ti chiede timidamente una mano con i suoi content boxes… forse non c’è modo di far stare tutte queste cose in una sola giornata, ma c’è la maniera giusta per viverle in modo positivo e portare a termine il maggior numero di attività nel miglior modo possibile.
Cosa distingue un Digital PR Manager efficiente da uno confusionario? La capacità di organizzare il proprio tempo. Ecco i 3 elementi chiave del successo quotidiano – ossia evitare di andare in burn-out e finire come in “Un giorno di ordinaria follia”!
- L’agenda personale
Il consiglio è di avere un’agendina sempre con voi, un piccolo supporto che vi faccia simpatia, con in copertina la vostra serie TV o dipinto preferito (così vi tratterrete dallo scaraventarla contro il muro nelle giornate più impegnative!). compilatela religiosamente ogni mattina prima di entrare in ufficio, associandola a un momento positivo, ad esempio mentre sorseggiate il vostro cappuccino a colazione. Partite dai task fondamentali e poi scendete nel dettaglio in maniera proporzionale alla vostra smemoratezza: se siete persone metodiche, potreste avere automatizzato alcune attività, considerandole scontate, mentre se siete più dispersivi potreste avere bisogno di mettere su carta anche le piccolezza (rispondi all’email del cliente X, sponsorizza il post della pagina Facebook di Y etc.);
- Il morning meeting
La versione collettiva dell’agenda personale è del tutto fondamentale per concertare il lavoro degli interi reparti in maniera armonica. Nelle Digital PR, ad esempio, è possibile che alcuni progetti siano co-gestiti da Account Senior e Junior, oppure da risorsa italiana e risorsa straniera: il confronto diventa essenziale per fare il punto e procedere di pari passo. E anche per evitare di dover linciare i colleghi nel corso della giornata: se è stato messo nero su bianco che avere dieci incombenze urgenti da portare a termine, nessuno si sentirà legittimato a interrompervi o a farvi perdere tempo!
- Stay focused… and smile!
Il consiglio più banale del mondo, ma che spesso non viene applicato: cercate di rimanere concentrati. Scrivere un testo pensato e ben strutturato tenendo un occhio all’orologio e l’altro alla casella Inbox che si riempie di email è il modo migliore per metterci il doppio del tempo, con un risultato mediocre. Meglio chiudere la mente a stimoli e distrazioni, dicendo anche qualche “No”, se serve e se ne va della qualità del vostro lavoro. E sorridete: anche nella giornata più stressante, forzatevi a vedere le cose in modo positivo, fissando un piccolo obiettivo piacevole individuale (scrivo un altro testo e poi mi faccio un caffè) o collettivo (dopo quel pesante meeting di allineamento con il cliente, si va tutti insieme al sushi-bar!).
NdR. Nessun Digital PR Manager è stato maltrattato nella realizzazione di questo articolo. Ogni riferimento a fatti o persone reali è puramente casuale!
– greta, Head of Digital PR