Nell’era delle Digital Pr e dell’ufficio stampa 2.0 le regole per redigere e quindi distribuire un comunicato stampa sono cambiate. Scopriamole insieme
Quando devi promuovere un’attività o dare risalto a un brand, una delle prime cose da fare è scrivere un comunicato stampa e cercare di farsi pubblicare. Sia che lavori in un’agenzia pubblicitaria, in un ufficio stampa, in una web agency, sia che ti occupi delle Digital PR in generale, i comunicati stampa sono fondamentali.
La cosa da fare prima di iniziare a scrivere un comunicato è riflettere sul ruolo che ha assunto oggi l’ufficio stampa, non più impegnato nella gestione dei media tradizionali, ma rivolto sempre di più agli organi d’informazione digitale e ai social media, per permettere alle aziende di entrare in contatto diretto con il proprio pubblico di riferimento. Va quindi tenuto bene a mente che lo stream delle informazioni non è più piatto e unilaterale come prima, ma bensì è diventato interattivo e dinamico, permettendo così ai lettori di selezionare cosa leggere e cosa no, richiedere informazioni e aggiornamenti, interagire con la notizia.
In aggiunta a questo va tenuto presente che ogni notizia, grazie ad appositi plugin può essere ricondivisa sui social media e vedere così aumentato il proprio bacino di utenti.
Questa interazione ha 3 vantaggi:
1. Aiuta gli uffici stampa a conoscere i gusti dei lettori, le loro preferenze e inclinazioni;
2. Agevola il lavoro di diffusione di un comunicato stampa, di un article marketing o di una notizia;
3. Attrae i lettori, che si sentono sempre più protagonisti attivi.
Per quanto riguarda invece le regole di stesura, ecco di seguito qualche consiglio utile che noi del reparto Digital Pr di Optimized Group seguiamo sempre come un mantra.
Lo stile
Il comunicato stampa deve essere chiaro, scritto in maniera semplice, senza tecnicismi eccessivi e puntare dritto al sodo. La sintassi del comunicato stampa 2.0 deve quindi rispecchiare lo stile richiesto dalle agenzie di stampa tradizionali (soggetto, verbo, complemento oggetto, complementi di tempo e luogo), con frasi brevi e snelle, senza aggettivi e concentrate sull’informazione, non deve contenere interpretazioni, prese di posizione, giudizi di merito (se occorrono, vanno virgolettati).
Un testo che rispecchia queste caratteristiche facilita sicuramente il compito al giornalista, che vive in continua lotta con i minuti. Il risultato sarà meno fatica per personalizzarlo, meno dispersione di tempo, meno rischi di errori o di malintesi.
La forma da utilizzare
Il giornalista usa abitualmente la tecnica della lettura veloce. Per questo dobbiamo usare una forma grafica che faciliti il riconoscimento dei contenuti: i titoli tutti in maiuscolo, i sottotitoli e sommari in corsivo, le parole chiave del testo e la suddivisione in paragrafi in neretto.
Come organizzare i contenuti
Ricordati di organizzare sempre i contenuti secondo il principio della piramide rovesciata in modo che il lettore (giornalista, redattore ecc.) raccolga sempre il numero di informazioni adeguato al suo livello di interesse.
Il titolo deve essere breve, accattivante, che riassuma l’argomento del comunicato e sia espresso nella forma verbale attiva. Come per le email, anche per i comunicati stampa, l’utilizzo di un titolo in grado di attirare l’attenzione dell’utente è di fondamentale importanza.
La notizia principale va inserita nel primo paragrafo (non più lungo di 3 righe) rispondendo alle famose 5 W del giornalismo tradizionale (who, what, where, why and when)+ 1 H (How): chi ha fatto che cosa, dove l’ha fatto, quando, perché e come.
Ciò che occorre sempre ricordare è che i giornalisti impiegano pochi secondi per decidere se la notizia è interessante o meno, quindi posizionarla alla fine del testo non è funzionale.
Nel secondo e terzo paragrafo possiamo poi inserire i dettagli importanti ai fini della notizia, link utili per approfondimenti (ci si rivolge solitamente a una lista di giornalisti disomogenea e avendo uno spazio esiguo non è possibile trattare una notizia in modo personalizzato per tutti). Anche l’aggiunta di una dichiarazione virgolettata di una o più persone coinvolte nell’argomento del comunicato può rendere maggiormente accattivante il testo.
Come distribuire il testo
Con la rete tutto cambia e il comunicato stampa si manda, come accennato sopra, per email, si pubblica sul sito aziendale o addirittura sui social network.
Nel trasmettere un comunicato stampa via mail è consigliabile usare degli accorgimenti:
- Indicare il nome dell’azienda o dello studio che spedisce la comunicazione e una sintesi estrema d’effetto della notizia comunicata, lasciando in fondo il riferimento al comunicato stampa.
- Scrivere nel corpo della mail il testo del comunicato stampa;
- Evitare l’invio, ove possibile, di allegati pesanti che il giornalista non ha tempo oppure non riesce ad aprire, e fotografie difficili da scaricare.
- Per ulteriori approfondimenti aggiungere l’URL della pagina del vostro sito o altre fonti che possano essere d’interesse.
Chiara Bucalossi
Digital PR Account e Social Media Specialist
