La gestione del proprio tempo durante la giornata lavorativa contribuisce fortemente all’andamento generale delle performance di ognuno di noi.
In un’agenzia di web marketing questo concetto è ancora più valido in quanto gestendo il proprio tempo, si dirige il progetto nella giusta direzione. È compito del project manager fornire le scadenze finali inizialmente al team e successivamente al cliente. Mansione però di ogni collaboratore è di “governare” la propria giornata in base a tali scadenze.
Di seguito vogliamo dare qualche consiglio su come arrivare a conoscere i propri task giornalieri senza trovarsi nel panico su cosa fare prima.
Segui il flusso delle priorità! A seconda di come è organizzata la tua agenzia, è compito del Project Manager e dell’Head del dipartimento comunicare le priorità, le scadenze imminenti e le eventuali urgenze non programmate (magari non esistessero, ma purtroppo bisogna confrontarsi anche con esse!). Dopo aver avuto un “brief” dal responsabile, prosegui con una semplice lista di progetti che sarà la tua bibbia!
Quando definire il piano (mese, settimana, giorno) ? È inutile pianificare le giornate per un intero arco mensile, perché diventa inefficace. Giusto conoscere le scadenze mensili da rispettare, ma pianificare settimana su settimana va più che bene.
Definisci il tempo necessario per portare a termine il task! Un’ora? 30 minuti? 3 giorni lavorativi? Quanto impeghi grosso modo a terminare il task? Se riesci a definirlo è ottimo; se hai problemi nel conoscere l’esatto timing, per sicurezza considera un margine di tempo più ampio. Ovvio che se ne approfitti, sarai tu il primo a soffrirne!
Scrivi e non dimentichi! Vieni interrotto dal tuo responsabile o da un collega che ti chiede aiuto? Scrivi! Scrivi cosa ti viene chiesto; se si tratta di cinque minuti e non è urgente, a fine giornata rivedrai il foglio accanto al computer oppure Note e ti ricorderai.
Utilizza un tool! A meno che tu non voglia comprarti il diario a inizio anno come facevi al liceo oppure riempire il tuo desktop di file excel; utilizza un tool di time management. Solitamente è il tuo superiore a indicartelo perché l’intera agenzia utilizza lo stesso; ma qualora non fosse così cercane uno tu e proponi.
Tutto cambia! Sarebbe perfetto se a fine settimana tutti i task programmati andasse realmente a termine. A volte è così e si festeggia, spesso invece bisogna cambiare, spostare il task – nessun problema se non incide con le consegne finali. Se dovesse accadere questo, parla con il tuo responsabile, dai le giuste motivazioni e ti troverà una soluzione.
Qualsiasi ruolo tu ricopra, SEO Account, DPR Specialist oppure SEM Manager, segui questa breve e semplice lista. Ti troverai bene!
Buona programmazione!
Chiara Calzolaro – Project Manager
