Un semplice messaggio di posta elettronica è spesso il biglietto da visita che introduce chi siamo, cosa facciamo e come lavoriamo
Ha preso il posto di telefono, fax, posta ordinaria. Ci mette in contatto con i clienti, ma anche con la stampa e gli stakeholder ai quali rivolgiamo la nostra azione comunicativa. È uno strumento di servizio, ma anche lo spazio nel quale può essere espressa la creatività di un Digital PR Account. Spesso costituisce il primo approccio con persone che non ci conoscono e diventa quindi il biglietto da visita che introduce chi siamo, cosa facciamo e come lavoriamo.
È l’email, il più semplice e allo stesso tempo avanzato tool di cui dispone un addetto stampa tradizionale e un addetto alla comunicazione online. Se è vero che un account spedisce ogni giorno decine, a volte centinaia, di mail, la fretta non può essere la scusa per inviare testi pieni di refusi oppure impaginati in modo approssimativo. Ecco le regole da non dimenticare mai quando si schiaccia il tasto “send it” e non si vuole scendere a compromessi con la qualità.
UN MITTENTE RASSICURANTE – Il campo “da” o “mittente” è il primo che di solito si guarda quando si riceve un messaggio di posta elettronica. Meglio scegliere una formula che dica esattamente chi siamo e spinga quindi il destinatario ad accettare la nostra comunicazione con fiducia e curiosità verso il contenuto. Evitare assolutamente le diciture generiche come “info” oppure “ufficio stampa” che spingono subito a classificare il testo come spam.
UN OGGETTO CHE INCURIOSISCA – È una specie di antipasto: non deve saziare nel senso che non deve contenere tutti gli elementi della comunicazione, ma far venire voglia di aprire l’email e proseguire con la sua lettura.
UN CONTENUTO ORIGINALE – Il corpo della email è il vero protagonista ma mai fare l’errore di pensare che i nostri destinatari abbiano ore e ore per leggere i nostri contenuti. In media i giornalisti ricevono ogni giorno decine e decine di messaggi e da parte loro è molto forte la tentazione di liquidare le email poco accattivanti e di cestinarle se non agganciano immediatamente il loro interesse. Un buon accorgimento può essere quello di collocare le informazioni rilevati nelle primissime righe. Nella prima parte del corpo email può esserci spazio anche per un elemento personalizzato rispetto a quelli che sono gli interessi che sappiamo avere quel certo blogger o giornalista al quale stiamo scrivendo.
UN ALLEGATO BEN SCRITTO – Se vogliamo che il corpo della email sia accompagnato da un allegato (per esempio un comunicato stampa, una scheda, un’infografica) dobbiamo assicurarci che il testo sia scritto con cura. Il titolo deve essere chiaro e di immediata comprensione. Il tono deve essere coerente con i valori del brand che andiamo a rappresentare e al contesto nel quale ci muoviamo. Per evitare gli errori di ortografia è buona regola rileggere il documento ad alta voce ed evitare termini che potrebbero essere letti come spam dai principali client di posta elettronica.
L’IMMAGINE GIUSTA – Una bella immagine può fare la differenza quindi meglio scegliere con cura la foto che accompagnerà il testo.
UN LAYOUT COERENTE CON IL MESSAGGIO – Le email possono essere formate da testo privo di immagini e formattazione grafica oppure possono essere composte in html. La scelta tra l’uno o l’altro formato dipenderà dagli obiettivi che ci poniamo. In tutti i casi, però, meglio evitare l’eccesso e non includere troppi elementi che possono distogliere l’attenzione dal messaggio principale.
CONTATTI BENE IN VISTA – La parte nella quale inseriamo i nostri riferimenti è particolarmente importante. Di solito vanno tutti inclusi nella firma: occhio ovviamente alla loro correttezza. Un numero di telefono sbagliato può vanificare giorni e giorni di lavoro soltanto perché il giornalista che vorrebbe pubblicare il nostro contenuto non riuscirà a mettersi in contatto con noi per avere maggiori dettagli.
Giuliana
Digital PR & Social Media Manager
